Mediation kan voorkomen dat een zaak bij een rechter terecht komt. Het is zeker goed mogelijk dat advocaten bij het mediation proces betrokken zijn, maar dit hoeft niet. Uiteindelijk is het voor beide partijen aantrekkelijk als een zaak niet voor de rechter hoeft te verschijnen. Het bespaart veel geld en uiteraard ook tijd. Het is daarom belangrijk om de kans op succes zo groot mogelijk te maken. Als advocaat wil je hierin je steentje zo goed mogelijk bijdragen. Wij geven hiervoor 15 handige tips.
1. Zorg voor een complete uitleg
Niet iedereen weet goed wat mediation is. Veel mensen hebben er niet eerder mee te maken gehad. Het is daarom belangrijk om met je cliënt te praten over wat het is, wat de bedoeling ervan is en wat het uitgangspunt is. Probeer het hele proces van mediation duidelijk in kaart te brengen bij je cliënt.
2. Bespreek het gewenste gedrag
Wanneer er mediation nodig is, dan is er sprake van een conflict. Dit betekent ook dat de kans bestaat dat één van beide partijen, of allebei, zich verwijtend of vijandig opstelt. Geef duidelijk aan je cliënt aan dat dit geen wenselijk gedrag is, vooral omdat het een negatieve invloed op de duur én de kosten van het traject heeft.
3. Stel een lijst met aandachtspunten op
Het is goed om vooraf samen met je cliënt te noteren welke punten er tijdens de mediation besproken moeten worden. Dit voorkomt dat er belangrijke zaken worden vergeten, waardoor hier later weer op teruggekomen moet worden. Dit kan het traject bemoeilijken. In het beste geval noteer je ook zo veel mogelijk punten waar de tegenpartij over zal willen praten, zodat je je hierop kunt voorbereiden.
4. Verzamel zo veel mogelijk informatie
Hoe meer je niet weet tijdens een mediation traject, hoe langer het traject duurt. Je wilt vooraf al zo veel mogelijk uitgezocht hebben. Verzamel dus zo veel mogelijk informatie om te voorkomen dat je in het traject verder onderzoek moet doen.
5. Zorg voor een duidelijke boodschap
Wat zou de beste oplossing voor jouw cliënt zijn en met welke oplossing is jouw cliënt bereid om akkoord mee te gaan? Hierin is een belangrijk verschil. Het moet duidelijk zijn welke oplossingen acceptabel zijn en welke niet, zodat je op basis hiervan de gesprekken kunt vormgeven.
6. Belicht beide kanten van het verhaal
Tijdens mediation draait het niet om het hebben van gelijk of het hebben van ongelijk. Het draait om het vinden van een oplossing die voor beide partijen werkt. Hierbij kan het helpen om beide kanten van het verhaal aan je cliënt te belichten. Het traject verloopt soepeler als jouw cliënt het idee van ‘gelijk hebben’ los kan laten.
7. Begin niet direct met een discussie
Het is verleidelijk om direct de oplossingen op tafel te leggen en hierover in discussie te gaan. Toch is het niet de beste weg om te bewandelen. Neem de tijd, bespreek de mogelijkheden en de bijbehorende haalbaarheid. Onderhandel in plaats van een discussie te starten.
8. Bepaal wie het woord doet
Tijdens mediation mag de cliënt zelf het woord doen, maar als advocaat mag jij dit ook doen. Bespreek dit van tevoren. Spreken jullie af dat jij het woord doet? Maak je cliënt dan duidelijk dat het niet de bedoeling is dat de cliënt toch steeds tussendoor praat. Dit maakt het traject alleen maar verwarrender. Wanneer je als advocaat het woord doet, geef dan het goede voorbeeld door vanuit de diverse belangen en met respect te communiceren.
9. Sta open voor andere oplossingen
Jij hebt samen met je cliënt nagedacht over mogelijke oplossingen, maar de tegenpartij heeft hier ook over nagedacht. De kans is klein dat de oplossingen overeenkomen. Als dat zo zou zijn, dan zou mediation overbodig zijn. Het is juist daarom belangrijk om ook open te staan voor mogelijke oplossingen die de tegenpartij aandraagt.
10. Denk actief mee
Tijdens mediation wordt er over het conflict gesproken, waarvoor het geheel uiteraard bedoeld is. Dit kan er wel voor zorgen dat de emoties bij je cliënt en de tegenpartij hoger oplopen. Als advocaat wil je actief aan het proces deelnemen, meedenken met beide partijen en buiten de hokjes denken om uiteindelijk samen tot een goede oplossing te komen.
11. Focus niet op wat niet mogelijk is
Het is soms verleidelijk om te denken in problemen in plaats van in oplossingen. Tijdens mediation is dit echt een factor die leidt tot mislukking. Is een oplossing echt niet mogelijk? Laat het dan los en focus op wat wél mogelijk is.
12. Maak duidelijk wat er gebeurt als mediation niet succesvol is
Als mediation niet succesvol is, dan betekent dit in de meeste gevallen een gang naar de rechtszaal. Maak je cliënt goed duidelijk wat hier de gevolgen van zijn en wat er nodig zal zijn om dit te voorkomen. Op deze manier krijgt je cliënt ook een duidelijker beeld van het belang van mediation.
13. Houd rekening met tegenslagen
Mediation verloopt nooit voor 100 procent soepel en het is belangrijk dat alle betrokkenen hier rekening mee houden. Worden er twee stappen vooruit gezet? Dan betekent dit in heel veel gevallen dat er ook weer een stap terug gedaan moet worden. Houdt hier rekening mee en bereid je cliënt hier ook goed op voor.
14. Denk niet na over winst
Advocaten willen zaken winnen. Dit is logisch. Het is waar zij voor zijn opgeleid en wat zij graag doen. Toch draait het in de wereld van mediation niet om winst. Het draait om het vinden van een goede oplossing die het probleem van beide partijen oplost op een manier die voor allebei de partijen werkt. Als dit goed gaat, dan is er geen winnaar en geen verliezer.
15. Leg het bijltje er niet zomaar bij neer
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat mediation succesvol is, al zal dit in de praktijk niet altijd mogelijk blijven. Je wilt als advocaat zorgen voor een zo hoog mogelijke slagingskans, zodat de gang naar de rechter en alle bijbehorende gevolgen kan worden voorkomen. Het is daarom belangrijk om niet zomaar op te geven en goed na te denken over welke alternatieven er nog beschikbaar zijn. Adviseer je cliënt pas om het mediation traject te staken als er echt geen onderhandelingsruimte meer is.
Heb je een gerechtsdeurwaarder nodig bij de oplossing?
Mediation trajecten draaien in de basis vaker om geld. Het komt dan ook voor dat advocaten behoefte hebben aan de professionele dienstverlening van een gerechtsdeurwaarder binnen de zaak. FORES biedt advocaten de mogelijkheid om altijd snel en eenvoudig een ervaren gerechtsdeurwaarder in te schakelen, online via ons betrouwbare platform. Zo bespaar je tijd en uiteindelijk worden er ook op deze manier kosten bespaart. Je kunt direct een online account aanmaken bij FORES en aan de slag gaan.
