De geheimhoudingsverklaring kennen we ook als de NDA, de afkorting van Non Disclosure Agreement. De geheimhoudingsverklaring wordt opgesteld wanneer er vertrouwelijke gegevens worden uitgewisseld, waarbij het belangrijk is dat deze gevoelige informatie ‘geheim’ blijft. Het mag dus niet met derden gedeeld worden. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het delen van ideeën of plannen, waarvan je niet wilt dan iemand anders daar stiekem mee vandoor gaat.
Helaas blijkt de NDA vaak niet correct te worden opgesteld in de praktijk, en dit kan voor problemen zorgen.
Waarom is een geheimhoudingsverklaring belangrijk?
Het komt voor dat het opstellen van een geheimhoudingsverklaring vergeten wordt of eenvoudigweg niet noodzakelijk wordt geacht. Beide partijen vertrouwen elkaar, waardoor er niet aan een NDA wordt gedacht voordat er informatie wordt gedeeld. Hoe groot het vertrouwen in elkaar ook is, het is altijd belangrijk om een geheimhoudingsverklaring op te stellen. Er kan immers altijd een kink in de kabel komen, waardoor het vertrouwen ineens ver te zoeken is. Wanneer je geen geheimhoudingsverklaring hebt opgesteld, en de tegenpartij deelt de gevoelige informatie, dan heb je geen poot om op te staan. Een mondelinge toezegging om zaken geheim te houden is nooit voldoende.
Wat staat er in een geheimhoudingsverklaring?
De doelomschrijving is het belangrijkste onderdeel van de geheimhoudingsverklaring. Er moet goed en duidelijk worden omschreven wat het doel is voor het delen van de vertrouwelijke informatie. Een belangrijke fout die in de praktijk veel wordt gemaakt is dat dit wordt afgedaan met een enkele zin, zoals ‘beide partijen willen samen een project starten’.
Dit is niet voldoende. Omschrijf het project, omschrijf het volledige ‘waarom’ van het uitwisselen van de gevoelige informatie en maak ook duidelijk welke partijen betrokken zijn. Beschrijf ook wanneer of in welke situatie de geheimhoudingsverklaring komt te vervallen.
Zorg voor een meerzijdige NDA
In de praktijk is een eenzijdige geheimhoudingsverklaring eigenlijk niet relevant. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen, of dit er nu twee of tien zijn, zich houden aan de afspraken die in de overeenkomst worden opgenomen. Ga daarom zelf nooit akkoord met een eenzijdige NDA, waarbij het de andere partij wél is toegestaan om gevoelige informatie te delen. Let er altijd op dat het gaat om een meerzijdige NDA en dat alle betrokken partijen deze ondertekenen. Eenzijdige geheimhoudingsverklaringen komen in slechts bepaalde gevallen wel voor, zoals wanneer een bedrijf van personeel verwacht dat bedrijfsgegevens geheim worden gehouden. Een fout die ook veel wordt gemaakt is dat de overeenkomst door een bedrijf wordt getekend in plaats van een persoon. Zorg er altijd voor dat de NDA door een persoon ondertekend wordt.
Wat gebeurt er als de afspraken overtreden worden?
Het wordt ook vaak vergeten om in een geheimhoudingsverklaring op te nemen wat de consequenties zijn wanneer één van de partijen zich niet aan de gemaakte afspraken houdt. Het is aan te raden om een boeteclausule op te nemen, zodat ook voor iedereen duidelijk is wat er gebeurt als zij de informatie toch delen met derden.
Geheimhoudingsverklaringen komen overal voor
De geheimhoudingsverklaring komt steeds vaker voor, maar moet wel correct zijn opgesteld om er ook daadwerkelijk iets aan te hebben. Veel advocaten zijn gespecialiseerd in het opstellen van correcte geheimhoudingsverklaringen. Als advocaat zorg jij er uiteraard ook voor dat gegevens van cliënten niet zomaar met iedereen worden gedeeld. Moet je deze delen met een derde, zoals met een gerechtsdeurwaarder, dan wil je zeker zijn van het vertrouwelijk kunnen delen van de informatie. Dit kan wanneer je een deurwaarder inschakelt via FORES. Maak online een account aan en ontdek de mogelijkheden zelf.
