Een datalek kan leiden tot een drama. Dat is nu precies wat je wilt voorkomen, zeker als advocaat. Datalekmeldingen worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In heel 2020 waren dit er maar liefst 23.976 en dat is een extreem hoog aantal. Binnen Europa komen de meeste datalekken voor in Nederland en Duitsland. Het is dan ook belangrijk om meer aandacht te besteden aan het voorkomen van datalekken bij het verzenden van documenten.
Wanneer is er sprake van een datalek?
Er is sprake van een datalek wanneer gevoelige informatie op de verkeerde plek terecht komt. Het is dan ook zeker niet zo dat dit alleen online kan gebeuren, bijvoorbeeld door het verliezen van een smartphone waarop gevoelige bijlagen te vinden zijn. Er kan ook sprake zijn van een datalek wanneer gevoelige informatie per post per ongeluk naar de verkeerde persoon of naar een verkeerd adres wordt verzonden. Wanneer gevoelige informatie bij iemand anders terecht komt dan bij de persoon waarvoor de informatie bedoeld is, dan is er sprake van een datalek. Vaak wordt gedacht dat datalekken alleen ontstaan wanneer hackers actief zijn, maar dit is dus zeker niet het geval.
Controleer altijd alle bestanden voor je deze verstuurt
Het voorkomen van datalekken is natuurlijk belangrijk, maar hoe doe je dat? Je kunt al veel datalekken voorkomen door gewoon alle bestanden die je verstuurt goed te controleren. Staat er echt niets in de bestanden dat niet terecht mag komen bij de ontvanger? Check alles en verwijder gevoelige informatie indien aanwezig. Dit kan door middel van wissen of door middel van het zogenaamde ‘blacklinen’, waarbij gevoelige informatie wordt verwijderd door er zwarte lijnen of blokken overheen te plaatsen.
Check altijd goed waar het naartoe moet én gaat
Misschien wil je een bepaald bestand delen met je cliënt. Dit doe je door het betreffende document via de mail toe te sturen of in een gedeelde online omgeving te delen. In alle gevallen is het heel belangrijk om goed te controleren waar het document naartoe moet en waar het daadwerkelijk naartoe gaat. Komt dit overeen? Een klein tikfoutje in een mailadres kan er al voor zorgen dat de mail met bijlage bij een verkeerd persoon terecht komt. Vervolgens heb je direct met een datalek te maken. Check dus altijd goed of het (online) adres waar het document naartoe moet volledig overeen komt met het (online) adres waar je het naartoe wilt sturen. Zo sluit je tikfoutjes uit en voorkom je een datalek door een menselijk foutje.
Maak altijd gebruik van betrouwbare online omgevingen
We hebben tegenwoordig natuurlijk te maken met de AVG. Ook deze privacywet is bedoeld om persoonlijke gegevens te beschermen. Een website moet zogezegd AVG-proof zijn om veilig te zijn, ook wat betreft het werken op – en delen middels – de betreffende website. Ga niet zomaar binnen een online omgeving aan de slag als je niet zeker weet of de website wel veilig is. Zo weten we allemaal dat een https-website wél beveiligd is en een http-website niet. Dit is natuurlijk slechts een voorbeeld. Let goed op waar je werkt, waar je deelt en wat je doet om datalekken te voorkomen.
FORES is optimaal beveiligd
FORES biedt advocaten de mogelijkheid om snel, makkelijk en betrouwbaar deurwaarders in te schakelen wanneer dit nodig is. Hierbij is veiligheid natuurlijk ook belangrijk. Wij hebben ervoor gezorgd dat onze online omgeving optimaal beveiligd is. Ons platform is AVG-proof. Wil jij eens nader kennismaken met de mogelijkheden van ons platform? Maak dan online een account aan bij FORES en ontdek het gemak zelf!
